Der Wochenkalender ist das Herz der Anwendung. Unter diesem Reiter (vierter von links) sind vertikal auf der linken Seite alle Mitarbeiter/Mitarbeitere aufgelistet, horizontal die Tage einer Woche. Die Zuteilung von Aufgaben zu den Kreuzungspunkten von Mitarbeitern erfolgt mittels Drag & Drop aus der Ablage und ergibt eine mögliche Position für einen Aufgabeneintrag.

Der Aufgabeneintrag im Wochenkalender - Termin

Eine Aufgabe kann in mehrere Aufgabeneinträge geteilt werden, denn nicht immer wird eine Aufgabe von einem Mitarbeiter an einem Tag erledigt. Oft sind mehrere Mitarbeitere vor Ort, teilweise gibt es vollkommen gemischte Planungen. Diese Konstellationen sind in der Praxis allgegenwärtig. levatis erfüllt diese Anforderungen, indem eine Aufgabe in beliebig viele Aufgabeneinträge aufgeteilt werden kann und diese auf beliebieg viele Mitarbeitere an unterschiedlichen Tagen zugeordnet werden kann. Der Eintrag besitzt folgenden Aufbau:

Drei Elemente innerhalb des Eintrags sind Verlinkungen, d.h. klickt man auf zum Beispiel den Namen des Kunden, so öffnet sich das Detailfenster zu diesem Kunden. Gleiches gilt für die Postleitzahl (hier öffnet sich das Projektdetailfenster) und den Textbereich des Eintrags (es öffnet sich das Aufgabendetailfenster). Die Stundenzahl in der rechten oberen Ecke zeigt die geplante Dauer der Aufgabe an diesem Tag an. Sie ist farblich der Stundenleiste angepasst und kann über den Edit-Modus oder mit Hilfe der rechten Maustaste verändert werden. Jeder Eintrag kann mittels Drag & Drop in jedes beliebige Feld sowie in die Ablage verschoben werden.

levatis MobileClient „fahren", „arbeiten", „pausieren", „unterbrechen" wird angezeigt

Eine Fahrt wird mit einem kleine Auto-Symbol angezeigt.
Wird auf Aufträgen die Arbeit begonnen, so erscheint das Symbol im Wochenkalender. Eine Pause wird mit dem Symbol angezeigt. Unerbrechungen erkannt man an diesem Symbol:
Mehr zu levatis Mobile finden Sie im Handbuch „levatis Mobile" oder nehmen Sie Kontakt mit uns auf.

Edit-Modus - Zeitbalken

Um einen Eintrag schnell in der Stundendauer zu verändern oder auf mehrere Tage aufzuteilen, muss die Stundenzahl rechts oben einmal angeklickt werden. Dieser Klick aktiviert den Edit-Modus, es öffnet sich die Stundenleiste.
Steht man mit dem Mauscursor über dem aktuellen Aufgabeneintrag, so zeigt eine rote Umrandung die Dauer des aktuellen Eintrags. Wird nun eine andere Stundenanzahl angegeben, so verändert sich die Dauer und somit auch die Farbe des aktuellen Eintrags. Der Edit-Modus wird beendet, wenn der grüne Haken auf der rechten Seite der Stundenleiste oder der grüne Haken in der Menüleiste des Wochenkalenders gedrückt wird. Ist ein Aufgabeneintrag im Edit-Modus, so steht seine Beschreibung im Dialog-Feld zentral über dem Wochenkalender. Ist kein Eintrag ausgewählt, so erscheint der Schriftzug „keine Aufgabe gewählt".

Geschätzte Dauer der Aufgabe automatisch in den Wochenkalender übernehmen

Wird bei einer Aufgabe die geschätzte Dauer in Stunden eingegeben, so wirkt sich das auf die Einteilung positiv aus. Die richtige Stundenanzahl in den Wochenkalender übernommen wenn die Einteilung über die Ablage erfolgte. Nun ist es aber auch möglich direkt über Speichern & Planen die eingegebene Stundenzahl zu übernehmen (besonders praktisch, wenn es beispielsweise 2,5h Stunden, etc. sind). Dies geschieht durch das Einplanen mit Hilfe des Sterns.

Das rechte-Maustasten Menü

Möchte man eine Zeitdauer angeben, die nicht im Edit-Modus vorhanden ist (hier gibt es nur die meistgebrauchten Stunden), so benötigt man das rechte Maustastenmenü. Es wird durch Klick mit der rechten Maustaste auf die Titelleiste des Aufgabeneintrags (dunkler Bereich) aktiviert. Es öffnet sich folgendes Element:

• Kommentar: Ein hier eingetragener Kommentar wird nur bei diesem speziellen Aufgabeneintrag hinzugefügt, nicht zur gesamten Aufgabe.
• Startzeit: es öffnet sich eine Auswahlliste, mit der die Startzeit der Tätigkeit (bei konkreten Terminvereinbarungen mit dem Kunden) fixiert werden kann. Die Endzeit wird automatisch aus Startzeit und Dauer berechnet. Werden fixe Uhrzeiten eingegeben gibt es eine automatische Überprüfung. Wird an einem Tag bei einem Mitarbeiter eine Reihenfolge eingegeben, die so nicht stimmen kann (z.B. ein 11 Uhr Termin soll vor einem 9 Uhr Termin sein) so wird die falsche Zeit rot auf schwarzem Hintergrund angezeigt.
• Dauer: es öffnet sich eine Auswahlliste mit einer halbstündigen Auswahlmöglichkeit (oder über den Edit-Modus zu verändern).
• Routenoptimierung: eröffnet die automatische Unterstützung der Routenoptimierung.
• Zeige Route: Die Termine des aktuellen Tages werden in Google Maps angezeigt.
• möglich : wenn ein Eintrag noch in Schwebe steht, kann dieses Zeichen ausgewählt werden.
• fixiert : dieses Symbol sollte gewählt werden, wenn ein Termin fix vereinbart wurde.
• Fix & E-Mail: wird dieses Symbol angeklickt, so wird eine automatische E-Mail zum Kunden gesendet (mehr dazu im folgenden Kapitel)
• Aufgabe abgeschlossen: ist die gesamte Aufgabe fertig, kann diese hier positiv, negativ oder abgebrochen abgeschlossen werden. Andere Abschlussvarianten sind auch über die Aufgabe oder den Termin in der Wochenplanansicht durchzuführen.
• Aufgabe drucken: Eine einzelne Aufgabe kann über dieses Element ausgedruckt werden.
• SMS und E-Mail an Mitarbeiter: das Drücken des Symbols öffnet das SMS-Versenden-Fenster oder der E-Mail Client(wird später noch detaillierter erklärt).

Die Inhalte können über spezifische Einstellungen angepasst werden.

• Termine verschieben: ALLE nachfolgenden Termine werden um den eingetragenen Wert verschoben. VORSICHT beim Einsatz dieser Funktion! Eine durchgeführte Änderung kann nicht rückgängig gemacht werden.
• Levatis Mobile: Hier werden die Buchungen zum Termin angezeigt die über MobileClients´durchgeführt wurden.

An unterster Stelle steht die Information, welcher User diesen Taskeintrag zuletzt bearbeitet bzw. verschoben hat. Zusätzlich zum Namen des Users steht das Datum sowie die Uhrzeit der letzten Änderung.

Automatischer E-Mail-Versand; Terminbestätigung per E-Mail

levatis bietet die Möglichkeit dem Kunden vollautomatisch Daten eine Bestätigung über den eingeplanten Termin zukommen zu lassen. Diese Funktion setzt zwei Schritte voraus. Zunächst muss im Kundendetailfenster bei den Kontaktdatendetails für das Medium E-Mail der Kontrollhaken „Zustellung" aktiviert sein. Wird nun beim Aufgabeneintrag im Wochenkalender die Auswahl Fix & E-Mail betätigt, so erfolgt 10 Minuten danach dieser Bestätigung der automatische E-Mail-Versand an den Kunden. Wird der Aufgabeneintrag danach verschoben und wurde das E-Mail noch nicht versendet, so erfolgt der Versand mit der neuen Position wiederum 10 Minuten später. Solange die Nachricht noch nicht versendet wurde, erscheint im Aufgabeneintrag das Symbol . Nachdem das E-Mail verschickt wurde ändert sich das Symbol auf . Wird ein Eintrag nach dem Versand des E-Mails verschoben, so sollte bedacht werden, dass der Kunde bereits ein E-Mail mit den (nun inkorrekten) Daten erhalten halt. Es ist ratsam. dem Kunden dies telefonisch oder durch ein neuerliches Versenden der richtigen Daten mitzuteilen. Das E-Mail, das dem Kunden zugeschickt wird, beinhaltet folgende dynamische Elemente:

• einen oder mehrere Aufgabentitel
• Tag(e) der Verrichtung
• Uhrzeit (wenn eingegeben)
• Ansprechperson (ist gleich der User, der Fix & E-Mail getätigt hat)

Im letzten Absatz des Emails ist immer ein Link, der dem Kunden dazu dient, den Dienst der E-Mail-Benachrichtigung abzustellen. Folgt der Kunde diesem Link, deaktiviert levatis automatisch die Zustelloption und schreibt im Kundendetailfeld in das Kommentarfeld rechts neben der E-Mail-Adresse „KEINE Terminmails mehr!".

Optional: Ressourcenplanung

Diese Funktion ist auf Wunsch verfügbar. Mit dieser lassen sich auf einfache Weise Ressourcen wie Fahrzeuge oder spezielle Werkzeuge miteinteilen. Wird diese Ressource ebenfalls mit verplant, so erscheint beim jeweiligen Mitarbeiter die Bezeichnung, welche Ressource für diesen Auftrag verwendet wird. Bei Interesse nehmen Sie einfach kurz mit uns Kontakt auf.

Beispiel eines versendenten E-Mails

SMS-Versand

Das Versenden von SMS-Nachrichten dient der raschen und unkomplizierten Kommunikation mit den Mitarbeiteren. Zu diesem Zweck muss auf den gewünschten Aufgabeneintrag die rechte Maustaste aktiviert werden und auf SMS an Mitarbeiter mit der linken Taste geklickt werden. Folgende Elemente sind standardmäßig ausgefüllt:

• Projektadresse
• Kundenname
• Aufgabentitel
• Telefonnummern des Kunden (wenn vorhanden)
• Kommentar des Aufgabeneintrags (wenn vorhanden)
• Uhrzeit (wenn vorhanden)

Diese vorausgefüllten Elemente können selbstverständlich verändert oder gelöscht werden. Somit können auch frei geschriebene Kurznachrichten an Mitarbeitere versendet werden. Für das richtige Funktionieren ist darauf zu achten, dass die Mobiltelefonnummer beim Mitarbeiter im Administrationsbereich korrekt hinterlegt ist.

Der Refresh-Button

In der oberen Leiste des Wochenkalenders gibt es den Aktualisierungs-Button. Durch Drücken wird der Wochenkalender in der jeweiligen Woche neu geladen. Dies kann in folgenden fällen wichtig sein.

1. Die Verbindung wurde aus irgendeinem Grund unterbrochen.
2. Ein neuer Mitarbeiter wurde neu angelegt und er soll sofort sichtbar sein.
3. Es wurden Änderungen im Kunden, Projekt oder Aufgabenstamm eingetragen und diese sollen sofort sichtbar sein.

Refresh-Button innerhalb der Detailfenster

Innerhalb der Detailfenster (Kundenfenster, Projektfenster und Aufgabenfenster) gibt es links oben einen Refresh-Button. Dieser grüne Button dient dazu das Fenster auf Einmal zu schließen und sofort wieder zu öffnen. Das hilft, wenn z.B. parallel an einem Kunden oder an einer Aufgabe gearbeitet wird und stets die aktuellen Daten benötigt werden. Ebenso hilfreich für jene, die mit Automatismen arbeiten.

Lösch-Modus

Aufgabeneinträge können auf zwei verschiedene Wege gelöscht werden. Die erste ist im Edit-Modus das weiße Feld mit roter Null zu aktivieren. So wird der editierte Eintrag gelöscht. Für umfangreichere Lösch-Vorhaben gibt es im Wochenkalender den Button Löschen. Wird er einmal geklickt, wird er aktiviert und arbeitet solange bis er erneut geklickt wird. Ist er aktiv, so reicht ein einfaches Klicken auf einen Aufgabeneintrag, um diesen dauerhaft zu löschen. Dementsprechend vorsichtig sollte diese Funktion verwendet werden. Mit Hilfe der Löschfunktion könne auch Einträge aus der Ablage gelöscht werden. In der Status-Leiste erscheint das Warnsymbol Lösch-Modus.

Dauer-Eintrag und Stundenkontingent

Modus: Zeitraum
Soll nun eine Aufgabe über einen langen Zeitraum auf einen Mitarbeiter verteilt werden, so gibt es eine Möglichkeit, dies in verkürzter Form zu tun. Zu diesem Zweck muss ein Aufgabeneintrag durch Klick auf die Stundenzahl in der rechten oberen Ecke in den Edit-Modus gesetzt werden und statt diesen in einem freien Feld einzuteilen, erfolgt die Zuteilung direkt auf einen der Mitarbeiter auf der linken Seite im Wochenkalender. Auch hier ist es möglich die Dauer der Tätigkeit durch Klick auf die entsprechende Stundenanzahl zu bestimmen.
Modus: Stunden
Es gibt auch die Möglichkeit ein Stundenkontingent zu verplanen. Im Feld „Anzahl der Arbeitsstunden" wird die „geschätzte Dauer" aus der Aufgabe übernommen, bzw. die gewünschte manuell Anzahl eingetragen. Die Mitarbeiter, die diese Aufgabe durchrühren sollen werden im Feld „Mitarbeiter" ausgewählt, es werden solange Termine für die Mitarbeiter angelegt bis das Stundenkontingend ausgeschöpft ist.
Als zusätzliche Auswahlmöglichkeit können Wochenenden und Feiertage hinzugenommen werden. Wird das Feld Aufgabe an erster Stelle einfügen nicht aktiviert, so werden alle Aufgabeneinträge automatisch an die letzte Position gereiht (für den Fall, dass es schon Einträge an den Tagen der Auswahl gibt). Die maximale Zeitspanne, die ausgewählt werden darf, sind 90 Tage.
Für das Löschen eines solchen Dauer-Eintrags einfach die Prozedur mit Stundenanzahl 0 wiederholen.

Sonderzeiten

Nicht immer sind Aufträge schuld daran, dass der Mitarbeiter ausgelastet ist. Häufig sind andere Umstände dafür verantwortlich. Die wichtigsten sind in den Sonderzeiten, einer Spezialfunktion des Wochenkalenders, zusammengefasst. Diese Einträge können als Aufgaben angesehen werden, die nicht extra angelegt werden müssen, sondern ständig verfügbar sind. Um sie zu aktivieren, genügt ein einfacher Klick mit der linken Maustaste auf den Button Sonderzeiten.
Es öffnet sich eine Auswahl mit den möglichen Einträgen. Um einen davon zu aktivieren, einfach einen auswählen und mit der linken Maustaste darauf klicken. Der Sonderzeiten-Eintrag ist nun im Edit-Modus und kann wie eine normale Aufgabe einem Mitarbeiter zugeteilt werden.

Sonderzeitenformat

Die Sonderzeiten werden standardmäßig mit dem jeweiligen Icon angezeigt. Das ermöglicht eine bessere Übersicht und das leichtere Erkennen von Urlaub, etc.

Abschließen von Terminen mit Stundenkorrektur

Über das Kontext-Menü beim Termin wird die Funktion „Termin abschließen" ausgewählt
Es gibt die Unterscheidung zwischen positiv erledigt, negativ erledigt und abgebrochen. Im Zuge des Abschließens lässt sich auch die tatsächlich gebrauchte Stundenanzahl eintragen; das ist speziell interessant für spätere Auswertungen.

Standard-Arbeitsblatt: die Druckfunktion

Auf der linken oberen Seite im Wochenkalender gibt es den Button Drucken. Wird dieser gedrückt, so öffnet sich das Druckdetailfenster. Innerhalb dieses Fensters gibt es einige Auswahlmöglichkeiten. Im Auswahlfeld Umfang kann zwischen Vollständig, Ohne Historie und Komprimiert gewählt werden.
Die wichtigsten Felder sind die zwei Datumseingaben auf der linken Seite sowie die Mitarbeiter auf der rechten. Die Datumsfelder bestimmen die Zeitspanne, d.h. von welchem Tag bis zu welchem die Arbeitsblätter im Voraus ausgedruckt werden sollen. Das Auswahlfeld der Mitarbeiter legt fest, welche Arbeitsblätter für welche Mitarbeiter ausgedruckt werden sollen.

Die drei Buttons Heute, Morgen und bis zum Wochenende sind zur Schnell-Einstellung vorhanden. Ein Klick auf einen der Buttons schaltet automatisch das gewünschte Zeitintervall in die Datumsfelder. Um das PDF-Dokument zu öffnen, muss der Button Drucken betätigt werden. Sollte im Browser ein Popup-Blocker aktiviert sein, kann das Dokument nicht gleich geöffnet werden. Der Browser sollte stets so eingestellt werden, dass Popups von dieser Seite immer zugelassen werden.
Die Abbildung zeigt ein Beispiel eines ausgedruckten Arbeitsblattes. Es ist zwecks der besseren Übersicht in vier Hauptkerne gegliedert. Die wichtigsten Daten stehen in den ersten zwei Abschnitten. Hier ist zu lesen wer (welcher Mitarbeiter) wann (Datum und evtl Uhrzeit) wo (Kunde und Anschrift) was (Aufgabentitel und –beschreibung) zu erledigen hat. Darunter stehen (wenn es welche gibt) die Anlagen zum Projekt sowie alle Aufgaben, die an jener Adresse in der Vergangenheit durchgeführt wurden sowie alle Aufgaben die (sofern sie ins System eingetragen wurden) in der Zukunft geplant sind (Historie).
Am unteren Ende stehen anschließend stets noch der Name und Anschrift Ihres Betriebes auf der linken Seite, in der Mitte die Kalenderwoche und auf der rechten Seite die Bestätigung, wann und von welchem User der Ausdruck erzeugt wurde.

Im Wochenkalender können Arbeitsblätter auch dann mit Hilfe der rechten Maustaste ausgedruckt werden, wenn der User nur Leserechte besitzt. Dadurch können Arbeitszettel auch im Lager, etc. schneller und einfacher ausgedruckt werden.

Auslastung

Um die Auslastung eines Mitarbeiters pro Tag anzuzeigen, gibt es im Wochenkalender einen Farbcode. Hat ein Mitarbeiter zum Beispiel 4 Aufgabeneinträge zu je zwei Stunden, ergibt dies insgesamt 8 Stunden, d.h. die Farbe orange (8 Stunden – volle Auslastung) erscheint über alle 4 Elemente, da der Schnittpunkt von Mitarbeiter und Tag die relevante Auslastung darstellt.

Innerhalb des Wochenkalenders können Aufgabeneinträge jederzeit mittels Drag & Drop verschoben werden, d.h. der Eintrag muss angeklickt werden und darf erst im gewünschten Feld losgelassen werden. Selbstverständlich können Einträge auch wieder zurück in die Ablage verschoben werden.

Gleichzeitiges Arbeiten

Der Wochenkalender ist immer am selben Stand, d.h. wenn ein User ein Element ändert ist dieses sofort bei jedem anderen User geändert. Passiert eine Änderung in derselben Kalenderwoche, dann erscheint das von einem anderen User geänderte Element langsamer mit einem blauen Rahmen für eine Sekunde, um die Änderung nachvollziehen zu können. Gleiches gilt für das Löschen von Aufgabeneinträgen.

Mitarbeitere in der Anordnung ändern

Um die Anordnung der Mitarbeitere zu ändern genügt es einfach im Wochenkalender den Mitarbeiter auf die gewünschte Stelle zu ziehen. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass sich die Reihenfolge für alle User im Betrieb ändert. Für das Verschieben der Mitarbeitere wird die Berechtigung: „Vollzugriff auf Mitarbeitere" (s. Administrationsbereich) benötigt.

Aufgabeneinträge im Wochenkalender kopieren

Manchmal ist es notwendig die gesamte Information eines Eintrages im Wochenkalender auf einen weiteren Mitarbeiter zu übertragen (z.B. wenn man eine Partie verplant). Mit STRG + Ziehen wird der gesamte Eintrag kopiert. Die Einteilung von Partien geht so nun um ein vielfaches schneller.

Volltextsuche

Allgemein: Die Eingabe wird auf Anfangsgleichheit der Suchwörter untersucht.
Ein Objekt mit dem Text ‚Dachbodenausbau komplett' wird gefunden wenn zB. ‚Dachboden' eingegeben wird. Jedoch nicht wenn ‚ausbau' eingegeben wird. Auch ‚komplett' würde dieses Objekt als Ergebnis liefern.
Der Suchtext ‚Dachbodenausbau komp' führt ebenfalls zum gewünschten Objekt. Jedoch nicht ‚Dach komplett' da nur das letzte Wort nach Anfangsgleichheit untersucht wird. Alle vorangehenden Suchwörter müssen ident sein (in diesem Beispiel ‚Dachbodenausbau').Eine Möglichkeit diese Limitation zu umgehen ist, nach ‚Dachboden' das Zeichen ‚' zu verwenden. Hier also ‚Dachboden verlegen'. Hier kann dann nach ‚Dachboden' noch eine beliebige Zeichenkette stehen. Also hier z.B. ‚Dachbodenausbau' und ‚Dachbodensanierung'.

Folgende Objekttypen können gefunden werden:

• Kunden
• Ressourcen (Mitarbeiter, Fahrzeuge, Dienstleister)
• Projekte
• Aufgaben
• Tätigkeiten (CRM)

Die Suche ist auf maximal 15 Ergebnisse beschränkt. Um exakte Ergebnisse zu bekommen muss die Suche verfeinert werden. Werden mehrere Suchwörter eingegeben, werden nur jene Objekte geliefert die beide Suchwörter beinhalten.

Telefonnummern
Zum Finden von Objekten nach Telefonnummern dürfen keine Bindestriche und Leerzeichen eingegeben werden. Also wenn z.B. die Telefonnummer 0664/123 456 beim Kunden eingetragen ist wird das Kundenobjekt nur dann gefunden wenn 0664123456 in das Suchfeld eingegeben wird.
Ort / Straße
Aufgaben und Projekte können nach Ort/Straße des Kunden gesucht werden.

Sonstiges
Navigation in der Ergebnisliste auch über Pfeiltasten möglich. Auswahl eines Elements durch die ENTER-Taste. Suche auch über Identifikationsnummern (Projektnummer, Auftragsnummer, ..) möglich.