Aufgaben sind die Kernelemente in levatis.

• Kriterien des Kunden
  • Kundenname
  • Kundennummer
• Kriterien des Projekts
  • PLZ
  • Ort
  • Projekt-Nr.
  • Anlagentyp (Mehrfachauswahl möglich)
• Kriterien der Aufgabe
  • Durchführung ab
  • Durchführung bis
  • Titel (der Aufgabe)
  • Aufgabennummer
  • Status der Aufgabe (Mehrfachauswahl möglich)
  • Aufgabenart (Mehrfachauswahl möglich)
  • Bevorzugte Mitarbeiter (Mehrfachauswahl möglich)
  • Welcher Benutzer die Aufgabe angelegt hat

Möchte man die Aufgabenliste immer am aktuellsten Stand haben (weil z.B. mehrer Planer die Einteilung vornehmen) so kann die automatische Aktualisierung der Liste aktiviert werden. Zu diesem Zweck muss der Button Auto-Aktualisierung in der unteren Zeile der Aufgabenliste auf AN gedrückt werden.
Die Sortierung der Aufgabenliste ist standardmäßig auf die Prioritäten eingestellt. Durch Klick auf das Element in der Spaltenüberschrift kann nach allen vorhanden Spalten sortiert werden. Durch Klick auf den Pfeil rechts neben der Spaltenüberschrift können weitere Spalten hinzugefügt werden (s. Abbildung rechts).
Um in der Aufgabenliste eine oder auch mehrere Aufgaben gemeinsam abzuschließen kann– wie gewohnt aus Windows bzw. Office Systemen– mit der Strg- bzw. Shift-Taste plus Mausklick die jewelige Aufgaben markiert und abgeschlossen werden.

Aufgabenliste: Details aufklappbar

In der Aufgabenliste können Detaildaten aufgeklappt werden, ohne dabei die Aufgabe selbst öffnen zu müssen. Angezeigt werden zusätzlich die Beschreibung und der Abschlusskommentar.

IST-Stunden/SOLL-Stunden Vergleich

Diese Spalte in der Aufgabenliste hilft Übersicht über den Fortschritt einer Aufgabe zu gewinnen. SOLL zeigt die angegeben Aufwandsschätzung in Stunden an (= Eingabefeld im Aufgabenfenster). IST bedeutet die errechneten Stunden aller Termine (= Summe der verplanten Stunden aller Einträge der Aufgabe im Wochenkalender).

Filter in der Aufgabenliste

In der Aufgabenliste gibt es nun die die Möglichkeit in folgenden Spalten Filter zu setzen:

• Titel
• Ranking
• Von
• Bis
• Projektmarkierung
• Ort

Dadurch wird die Sortierung erleichtert. Um den Filter zu aktivieren muss auf den kleinen Pfeil rechts neben der Spaltenbezeichnung gedrückt werden (s. Abbildung).

Ist ein Filter gesetzt, so erscheint die jeweilige Spalte in gelber Farbe. Vorsicht: ein aktivierter Filter ist auch dann aktiv wenn die Spalte nicht angezeigt wird, deshalb den Filter nach Gebrauch wieder deaktivieren, um später darauf nicht zu vergessen.

Das Ranking

Eine Spezialfunktion von levatis ist das Ranking. Hier werden den einzelnen Aufgaben Prioritäten zugeordnet. Anstehende Aufgaben werden vom System automatisch gereiht, d.h. die wichtigsten Aufgaben haben die höchste Priorität. Die Reihung passt sich der individuellen Planungspraxis an und errechnet aus einer Vielzahl von Dimensionen (Zeit, Auslastung, etc.) immer in Echtzeit die Wichtigkeit der Aufgaben.
Erkennbar ist das Ranking innerhalb der Suchmaske auf der rechten Seite. Die Balkenlänge signalisiert die Priorität, je länger desto höher. Soll nach Prioritäten sortiert werden, ein simpler Klick auf Ranking in der Zeile genügt und alle Aufgaben werden gemäß ihrer Priorität sortiert. Ein Balken in hellblau signalisiert die Eigenschaft >>in Planung<<, d.h. ein Termin ist bereits im Wochenkalender verplant, aber noch nicht abgeschlossen. Dunkelblau bedeutet, dass die Aufgabe offen ist, d.h. noch einzuteilen. Abgeschlossene Aufgaben bzw. Aufgaben, die im Wochenkalender geplant wurden und deren Ende des Intervalls mehr als 30 Tage zurückliegt, werden nicht in das Ranking mit einbezogen.
Die Wichtigkeit der Aufgabenart kann individuell eingestellt werden. Um diese zu verändern, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf. Im Standardfall ist Notfall am höchsten priorisiert. Ist eine Aufgabe als Notfall deklariert und zeitlich sehr bald zu erledigen, kann der Prioritätsbalken rot werden, sobald ein gewisser Schwellenwert überschritten wird.

Aufgabenliste 3.1

In dieser Version wurden folgende Punkte in die Aufgabenliste übernommen:

• Kompakte Übersichten
• Schnellsuchfelder einstellbar pro User
• Speicherbare Querys pro User (wird mit Version 3.1.1 ausgeliefert)
• DummyAufgabe auch für Rückwärtsplanung
• Statusspeicher neu
• Suchfilter für OptionParameter (nur für Schnittstellenkunden relevant)

Erweiterte Suche – Einfache Suche – Schnellsuche – Kompaktansicht

Es kann zwischen „erweiterter Suche" und „einfacher Suche" umgeschalten werden. Bitte wählen Sie Ihre bevorzugte Variante.
Die Schnellsuche kann mittels Kontrollkästchen ausgewählt werden und erscheint dann in der Zeile mit den Schnellsuchfeldern. Die Reihenfolge der Felder ist in dieser Version noch fix vorgegeben.

Neue Aufgaben im Aufgabenstapel farblich markiert

Über einen Marker werden die unterschiedlichen Aufgabenarten mit beliebigen Farben gekennzeichnet. Nach dem ersten Öffnen der Aufgbe wird der Marker wieder gelöscht, die Aufgabe erscheint dann in weiß.

Einstellungen speichern

Die Einstellungen können in levatis durch einmaliges „Abmelden" und erneutes „Anmelden" gespeichert werden. Beim Abmelden werden die Einstellungen zum Server übertragen und im Userprofil hinterlegt. Beim neuerlichen Anmelden werden die hinterlegten Parameter übernommen und die Ansichten entsprechend dargestellt.
Die Einstellungen können im Adminis-trationsbereich für einzelnen Objekt in levatis im Menüpunkt „Sitzungsdaten" auch einzeln zurückgesetzt werden.

Wildcards - Platzhalter

Wenn nur Teile eines Suchbegriffes bekannt sind, kann mit sogenannten „Wildcards" gearbeitet werden. Für den nicht bekannten Teil wird das % Zeichen vernwendet, dies kann am Anfang oder am Ende des Begriffes verwendet werden.


„case sensitive"
Die levatis Suche startet automatisch sobald ein Suchbegriff eingetragen wird. Es wird kein „Suche beginnen" Button oder ein „Enter" benötigt. Diese Eigenschaft/Methode wird „case sensitive" genannt.

Abfrage (Queries) speichern und löschen (Sonderfunktion)

Diese Funktion muß spezifisch aktiviert und auf Kombatibilität geprüft werden. Anpassungen bei vorhanden Sonderfunktionen können erforderlich sein.
Es können dann voreingestellte Suchabfragen in sogenannten Querys gespeichert und wieder aufgerufen werden.
Als Beispiel wird hier eine Querie für alle „nz Termine" angeführt, als Suchschlüssel wird die „Projekt-Nr." mit „LEVATIS_REGIE" eingetragen und die Querie unter einem eindeutigen Namen, z.B. „nz Termin" abgespeichert. Das Feld „Projekt-Nr." muss für diesen Zweck als „Schnellsuchfeld" definiert werden, um den Suchfilter hinterlegen zu können.

Diese Querie steht dem User ab diesem Zeitpunkt immer zur Verfügung.

„nz Termin" (DummyAufgabe)

Unter diesem Begriff wird eine Aufgabe beschreiben, die zu diesem Zeitpunkt noch KEINEM Projekt und KEINEM Kunden zugewiesen wurde. Diese Funktion steht in der Aufgabenliste 3.1, im Wochkalender 3.1 und am MobileClient ab Version 3.2 zur Verfügung.
Da levatis Aufgaben aber nicht „in der Luft" hängen können, werden die „nz Termine" (Dummy Aufgaben) beim Erstellen automatisch einem „internen Projekt" (DummyProjekt) zugewiesen. Dieses ist erkennbar über die Projektnummer „LEVATIS_REGIE", welches wiederum einem „internen Kunden" (DummyKunden - Kundenummer ist ebenfalls „LEVATIS_REGIE") zugewiesen ist.
Die anderen Eigenschaften der Aufgabe unterscheiden sich nicht von den Standard-levatis-Aufgaben. Der Aufgabentitel und die Aufgabenart sind die einzigen „Pflichtfelder".

Aufgaben umhängen

Mit dem Button „Diese Aufgabe einem anderen Projekt zuweisen" kann das gewünschte Projekt ( und weiterführend der Kunde) ausgewählt werden.










Im nachfolgenden Fenster kann das Projekt gesucht und ausgewählt werden. Über „zuweisen und Schließen" wird die Auswahl bestätigt und gespeichert. Änderungen können beliebig oft durchgeführt werden.

Projekt umhängen

Mit dieser Funktion können bestehende Projekte, inklusive aller Aufgaben, einem anderen Kunden zugewiesen werden. In der Praxis kann das der Fall sein, wenn eine Liegenschaft den Besitzer wechselt. Mit dem Button „Dieses Projekt einem anderen Kunden zuweisen" kann das Projekt einem anderen Kunden zugewiesen werden.

Merge-Task

Mit dieser Funktion kann ein „nicht zugeordneter Termin" in eine bestehenden Aufgabe integriert werden. Der „nz Termin" wird vorab in levatis oder im MobileClient angelegt, der Auftrag in der WarenWirtschaft wird erst später erzeugt. Erst wenn der Auftrag/Aufgabe in levatis vorhanden ist, erfolgt die „Verschmelzung" dieser beiden Aufgaben.
Zeiten und Dokumente/Bilder die über den MobileClient erstellt wurden, werden mit übernommen.

Aufgaben-Details

Das Detailfenster ist aus folgenden Elementen aufgebaut:
Neben den nun aufgelisteten Felder gibt es auch weitere, sogennante „versteckte" Felder. Diese können im Zuge einer individuellen Anpassung freigeschalten werden. Folgende Felder sind immer aktiv:

• Aufgabentitel: Eingabe der wichtigsten Informationen (einzeilig, max. 100 Zeichen). Die ersten Zeichen des Titels sind im Wochenkalender zu sehen.
• Beschreibung: Speicherung weiterer Informationen möglich (mehrzeilig, max. 1500 Zeichen)
• Aufgabenart: diese Werte können frei definiert werden (z.B. Notfall, Reparatur, Montage etc.). Zu jedem dieser Werte kann eine eigene Gewichtung für das Ranking vergeben werden.
• Geschätzter Aufwand (h): ist der Aufwand für die Aufgabe bekannt, so kann dieser an dieser Stelle eingegeben werden. Diese Zahl (möglich sind ganze Zahlen und kommagetrennte Dezimalzahlen) dient als Entscheidungsunterstützung in diversen Berichten (z.B. im Auslaustungsbericht). Wird die Aufgabe vom Aufgabenstapel in die Ablage gelegt, so wird der Aufwand automatisch in den Aufwand des Aufgabeneintrags übernommen. Alle Werte über 8h werden zu 8h.
• Durchführung im Zeitraum: Das Zeitfenster der gewünschten Durchführung sagt in welchem Zeitraum die Aufgabe durchgeführt werden soll und steht nicht im Zusammenhang wie lange für die Durchführung benötigt wird. Der Durchführungszeitraum sollte unbedingt so exakt wie möglich eingegeben werden. Wenn es einer Verschiebung kommt sollte hier der Zeitraum nachgezogen werden. Die 4 Buttons rechts daneben dienen der Schnelleingabe und rechnen vom Beginndatum jeweils den gewählten Zeitraum dazu.
• Technischer / Kaufmännischer Verantwortlicher: Im Zuge einer individuellen Anpassung des Wochenkalenders können diese Informationen (Technischer und kaufmännischer Verantwortlicher) übersichtlich dort angezeigt werden, wo sie gebraucht werden.
• Geeignete Mitarbeiter: ist eine Liste von Mitarbeiteren, welche optional ausgewählt werden können. Sobald die Aufgabe eingeteilt wird, leuchtet im Wochenkalender der richtige Mitarbeiter gelb, um die Einteilung zu erleichtern. Speziell geeignet wenn nicht der Ersteller der Aufgabe, sondern ein anderer User die Einteilung der Mitarbeitere vornimmt.
• Kunde/Projekt: Mit Hilfe der zwei Verknüpfungen kann direkt in das Kundendetailfenster oder in das Projektdetailfenster gewechselt werden.
• Status: der Status spiegelt den Fortlauf der Aufgabe wider. Es gibt folgende Varianten:
  • offen: eine Aufgabe ist im System gespeichert, wurde aber noch nicht eingeteilt
  • in Planung: eine Aufgabe ist eingeteilt, aber noch nicht abgeschlossen
  • abgeschlossen: eine Aufgabe ist abgeschlossen, wenn die Verrichtung erledigt ist. Im Wochenkalender verlieren abgeschlossene Aufgaben etwas an Farbe und bekommen einen grauen Haken. Aus statistischen Gründen gibt es die Unterscheidung:
    • positiv erledigt: wird ausgewählt, wenn die Aufgabe erfolgreich abgeschlossen ist
    • negativ erledigt: wenn die Aufgabe ohne Erfolg abgeschlossen wird
    • abgebrochen: wird ausgewählt, wenn die Aufgabe vorzeitig beendet wurde
• Der Reiter Wochenplan öffnet eine Liste, in der zur aktuellen Aufgabe alle Mitarbeiter inklusive Datum und Zeitdauer gelistet sind, welche verplant wurden.
• Mit dem Button Speichern & Planen kann direkt sie soeben angelegte Aufgabe im Wochenkalender verplant werden.

Um die Planungsdaten stets am aktuellsten Stand zu halten, wird ausdrücklich empfohlen erledigte Aufträge abzuschließen. Dies führt zu einer besseren Übersicht und einer höheren Genauigkeit des Rankings. Abgebrochene Aufgaben werden im Druck der Arbeitsblätter nicht in der Historie gelistet.

Aufgabenfenster - Wochenplanansicht

In dieser Ansicht werden die Termine der Aufgaben angezeigt. Verschiedene Spalten können ein- oder ausgeblendet und unterschiedlich gruppiert werden.

Termin abschließen

Über die rechte Maustaste kann aus dieser Maske das „Abschließen" Fenster geöffnet und der Termin entsprechend abgeschlossen werden.

Ressourcen anzeigen

Die Mitarbeiternamen sind als Link blau hinterlegt und öffnen im Administrations-Menüpunkt Ressourcen die Ansicht des Mitarbeiters.

Aufgabenfenster - Wochenplan

Wochenplanansicht mit Kontextmenü für Termin abschließen und Details zum Termin
Bilder&Dokumente direkt bei der Aufgabe, Datei hinzufügen ist eine kostenpflichtige Sonderfunktion

Die Ablage

Die Ablage ist jenes Element, das einerseits die Aufgaben-Suchmaske mit dem Wochenkalender verknüpft, andererseits ist sie ein sichtbarer Stapel der zu verplanenden Aufgaben. Die Ablage teilen sich alle User eines Betriebes, d.h. legt ein User eine Aufgabe in die Ablage, so ist diese Aufgabe auch für alle anderen in der Ablage ersichtlich. So ist es beispielsweise möglich, dass ein User die Aufgabe heraussucht und ein anderer diese im Wochenkalender einteilt. Eine Aufgabe lässt sich innerhalb der Aufgaben-Suchmaske ganz rechst durch einmaliges Klicken auf das Symbol in die Ablage befördern (es wird stets an unterster Stelle eingefügt). Die Reihenfolge der Aufgaben innerhalb der Ablage lässt sich mittels Drag & Drop verändern.
Manchmal ist es notwendig die gesamte Information eines Eintrages im Wochenkalender auf einen weiteren Mitarbeiter zu übertragen (z.B. Partie). Mit STRG + Ziehen wird der gesamte Eintrag kopiert. Die Einteilung von Partien geht so um ein vielfaches schneller.