Der Administrationsbereich ist auf der linken Seite der Applikation zu finden. Wird dieser aufgeklappt, lassen sich mit den entsprechenden Rechten die Steuerelemente User, Mitarbeitere und Gruppen anwählen. Eine Änderung, welche im Bereich der Administration getätigt wird, ist in bestimmten Fällen aus Sicherheitsgründen erst nach einer Aktualisierung des Users (einmaliges Abmelden und wieder Anmelden) gültig.

User Berechtigungen

Zu Beginn steht ein User mit Admin-Rechten zu Verfügung. Alle weiteren Benutzer können direkt durch diesen angelegt werden. Durch einen Doppelklick auf einen Benutzer wird dieser geöffnet, ein neuer wird durch einen einfachen Klick auf den Botton Neu angelegt.

Die Rechtevergabe kann für jeden Benutzer einzeln erfolgen und erlaubt die Differenzierung nach den Dimensionen Kein Zugriff, nur Lesen und Vollzugriff. Die Rechte können entweder individuell eingegeben werden oder per Voreinstellungen gewählt werden. Hier gibt es die Voreinstellungen Admin, Einteiler, Sekretaria, Mobil und Lesen. Ein Klick auf User sperren deaktiviert den User sofort (er kann wieder aktiviert werden), ein Klick auf den Button User löschen entfernt diesen dauerhaft aus dem System.
Für folgende Elemente können Berechtigungen vergeben werden:

Benutzer können demgemäß nur von jenem Benutzer angelegt werden, der über die Berechtigung Vollzugriff in der Kategorie User-Admin besitzt. Bei der Neuanlage erscheint eine Sicherheitsabfrage, in dem der aktuelle User sein Passwort eingeben muss (d.h. das Passwort des Admin). Nach erfolgreichem Speichern & Schließen ist der neue User verfügbar.

Otionale Rechte

Über diese Funktion können Berechtigungen für die sogenannten „Option Parameter" und Gruppen gesetzt werden. In den „Basisdaten" müssen die „Optionalen Rechte" auf „Ja" gesetzt werden. Diese Rechte können nur von einem Admin-User vergeben werden.
Sind KEINE „Berechtigungen" und „Werte" ausgewählt, erfolgt KEINE Einschränkung und es werden alle Aufgaben, Termine und Gruppen angezeigt.
Erst wenn eine Berechtigung gesetzt wird, werden nur noch die Aufgaben angezeigt deren Werte eingestellt sind. Termine im Wochenkalender, die für den User nicht freigeschalten sind, werden in Grau dargestellt mit dem Hinweis „kein Zugriff".
Die gleiche Methode wird bei den Gruppen verwendet, erst wenn eine Gruppe ausgewählt ist, erfolgt die Einschränkung auf diese Gruppe. Davor werden alle Gruppen angezeigt.

OptionParameter bei nz Termin (Dummy Task)
Wird ein „nz Termin" am MobileClient oder im WebClient erzeugt, so werden für diese Aufgabe die gesetzten „OptionParameter" des Users übernommen. Es wird allerdings nur der jeweils erste Wert (alphabetische Reihenfolge) als OptionParameter erzeugt.
Sind beim User die „Optionalen Rechte" nicht aktiviert, so werden keine OptionParameter angelegt beim Erzeugen eines nz Termins.

Ressourcen

Mit levatis können nicht nur Mitarbeiter sondern auch Dienstleister (SUB-Unternehmen) und Fahrzeuge verplant werden.

Mitarbeiter

Eines der wichtigsten Elemente in einer Planung sind jene Einheiten, welche die geplante Arbeit verrichten sollen. Das Anlegen und verändern der Einheiten erfolgt innerhalb der Administration im Punkt Mitarbeiter. Ein neuer Mitarbeiter lässt sich durch Klicken auf Neu erstellen, bestehende lassen sich durch einen Doppelklick auf das Listenelement verändern bzw. löschen.


Wird das Feld ausgeschiedene Mitarbeitere anzeigen aktiviert, so sind nicht nur jene Mitarbeitere ersichtlich, welche aktuell im Wochenkalender zu Verfügung stehen, sondern alle, die jemals angelegt wurden und zu einem späteren Zeitpunkt das Unternehmen wieder verlassen haben. Auch im Wochenkalender stehen die Daten der früheren Planung mit aktuell schon ausgeschiedenen Mitarbeiteren zu Verfügung.
Um einen Mitarbeiter aus dem Wochenkalender zu entfernen, muss im Detailfenster des Mitarbeiters der Button Mitarbeiter ausscheiden ausgewählt werden. Es erscheint ein kleines Fenster mit einer Datumsauswahl. Der Mitarbeiter kann frühestens mit dem heutigen Tage gelöscht werden. Im Wochenkalender erlischt sein Eintrag ab der nächsten vollen Woche. Bereits dem gelöschten Mitarbeiter zugeteilte Aufgabeneinträge werden beim Löschen in die Ablage gelegt und können von da weg wieder neu eingeteilt werden
Weiß man bereits, dass in der Zukunft ein Mitarbeiter ausscheiden wird, so ist es sinnvoll gleich den Mitarbeiter mit dem Tag seines Austrittes aus dem Wochenkalender zu entfernen. So kann es nicht passieren, dass Aufgaben einem Mitarbeiter zugeteilt werden, welcher zu dieser Zeit jedoch nicht mehr im Unternehmen ist.

Dienstleister

Werden über levatis SUB verplant und hier genauer beschrieben.

Fahrzeuge

Hier können die Fahrzeuge angelegt und die relevanten Daten hinterlegt werden. Die Planung im Wochenkalender erfolgt wie für die Mitarbeiter.

Eingabefelder für die Kommunikation mit MS Exchange

In der Administration wurden die Datenfelder bei den Mitarbeiteren erweitert. Diese Felder dienen der Kommunikation mit der Exchange-Schnittstelle von Microsoft Exchange (in levatis ab Version 2.6 verfügbar). Sollten Sie Interesse an einer Anbindung mit Microsoft Exchange haben, so nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.
Mindestanforderung = ExchangeServer ab 2007, ServicePack2.
Da es sich bei dem Exchange WebService um eine NICHT dokumentierte Schnittstelle von Microsoft handelt, und diese auch immer wieder geändert wurde/wird, können wir leider keine Garantie abgeben dass unser Konnektor auf Ihrem Server funktioniert.

Gruppen

Die Möglichkeit Gruppen zu definieren erleichtert die Organisation der Mitarbeitere. Sie können beliebig viele Gruppen erstellen und Mitarbeitere beliebig vielen Gruppen zuteilen. Dies hat den Vorteil, dass bei der Einteilung im Wochenkalender nicht immer alle Mitarbeitere angezeigt werden müssen, sondern durch die Auswahl der entsprechenden Gruppe auch wirklich nur jene Mitarbeitere angezeigt werden, welche der Einteiler benötigt. Hierfür gibt es im Wochenkalender rechts oben das Auswahlfeld Mitarbeitergruppen.
Das Detailfenster Gruppen-einteilung, das entweder über den Administrationsbereich auszuwählen ist oder direkt über den Link im Detailfenster des Mitarbeiters, ist in der Abbildung hier zu sehen.
In der linken Spalte sind die bestehenden Gruppen aufgelistet. Neue Gruppen können durch Klick auf den Button Gruppe hinzufügen angelegt werden. Bestehende können durch Betätigung des Symbols wieder gelöscht werden. Um den Namen zu definieren genügt ein Doppelklick in das dafür vorgesehene Feld und die Eingabe eines beliebigen Namens.
Ist die Gruppe ausgewählt, so sind in der rechten Spalte die dazugehörigen Mitarbeitere gelistet. Diese können durch Anhaken hinzugefügt oder gelöscht werden. Änderungen werden durch Klick auf den Speichern & Schließen Button in das System übernommen.

Kurze Woche – Lange Woche

Für Unternehmen die mit diesem ArbeitszeitModell arbeiten, wird der Mitarbeiter, über diese Gruppenzuordnung, dem passenden Zeitmodell zugeweisen.
Für die Mitglieder dieser Grupen wird jeweils in der gewählten Woche am Freitag ein 8 Std. Termin mit einer Sonderzeit „kurz Woche" eingeteilt. Das gilt für die nächsten 2 Jahre.
Wenn der Mitarbeiter aus der Gruppe entfernt wird, werden ab dieser Woche auch die Sonderzeiten entfernt.
Bestehende Gruppen mit diesem Namen bzw. Gruppenzuordnungen sind davon nicht betroffen; d.h. falls ein Kunde bereits Mitarbeitere in einer solchen Gruppe hat, muss er die Mitarbeitere wieder aus der Gruppe entfernen, speichern und wieder in die Gruppe aufnehmen.

Einstellungen

Unter diesem Menüpunkt werden die spezifischen Einstellungen in .js .css oder .json Dateien gespeichert. Dieser Menüpunkt ist nur für Administratoren zugänglich und sollte nur mit entsprechende Kentnissen bearbeitet werden.
Das Verhalten des Mandanten kann über diese Dateien wesentlich beeinflusst und/oder verändert werden. Eine detaillierte Beschreibung können Sie dem Spezific-Handbuch entnehmen, der levatis Support unterstützt Sie gerne.

Transaktionen

In dieser Maske werden alle Buchungen aufgelistet die über MobileClients durchgeführt werden.
Grundsätzlich bietet diese Liste die selben Funktionalitäten wie auch die Aufgabenliste. Es können Spalten ein- und ausgeblendet werden, es kann die Sortierung nach der gewünschten Spalte mit ab- oder aufsteigender Reihenfolge festgelegt werden, es können Filter gesetzt werden und es gibt eine frei definierbare Schnellsuche.
Alle Suchfelder sind „case sensitiv", über die „Refresh Pfeile" erkennt man wenn gesucht wird. Daneben gibt es eine keine Flage die anzeigt wenn Filter gesetzt sind. Mit dem Button „Gültigkeit ändern" kann eine Transaktion auf „ungültig" gesetzt werden. Dies kann im Störungsfall und bei Fehlbuchungen am MobileClient sehr hilfreich sein.

Sitzungsdaten

In dieser Liste werden für den angemeldeten User die gespeicherten Einstellungen für die einzelnen Komponenten angezeigt. Durch löschen der Einträge werden die Default Einstellungen wieder wirksam. Hierfür ist es aber erforderlich levatis OHNE „ABMELDEN" zu schließen, z.B mittels dem X rechts oben im Browser! Beim Abmelden würden wieder die aktuellen Einstellungen zurück zum Server geschrieben werden, und anstelle der soeben „zurückgesetzten Werte" wieder übernommen und beim nächsten Anmelden verwendet werden. Die usprünglichen Einstlellungen wären wieder vorhanden.

Mobilgeräte

Hier werden die Mobilgeräte aufgelistet die mit MobileClient3 im levatis System vorhanden sind. Eine genauere Beschreibung erfolgt im MobileClient Handbuch.