Der Vergabeprozess wird an dieser Stelle abstrakt für die Interaktion mittels Email, SMS und Jobpage beschrieben. Dem Dienstleister steht es frei welches Kommunikationsmittel er zur Beantwortung einer Anfrage verwendet.
Zunächst wird die Aufgabe, die an einen Dienstleister vergeben werden soll, im Wochenkalender verplant. Dabei konfiguriert der Planer wie in Abschnitt „Vergabeprozessfenster" gezeigt den Vergabeprozess.
Hierbei ist wie bereits erwähnt zwischen „Dienstleister fixiert" und „Automatisierter Vergabeprozess" zu unterscheiden.

Dienstleister fixiert!

Bei Wahl dieser Einstellung wird der Vergabeprozess nicht gestartet. Die Aufgabe ist nach Abschluss des Vergabeprozessfensters sofort im Zustand „FIXED". Wird im Vergabeprozessfenster eine Email- Adresse bzw. eine Handynummer definiert, bekommt der Dienstleister nur noch eine schlichte Auftragsbestätigung zugesandt.

Automatisierter Vergabeprozess

Hier wird zunächst eine Anfrage an den Dienstleister versendet. Dieser hat bis zum im Vergabeprozessfenster definierten Datum Zeit auf diese Anfrage zu reagieren.

Der Dienstleister hat nun verschiedene Möglichkeiten auf eine Anfrage zu antworten.

Antwort mit „JA"oder „NEIN" in Form einer Email bzw. eines SMS

Dabei ist zu beachten, dass der Betreff der Email unverändert bleiben muss. Insbesondere muss die Identifikationsnummern in den eckigen Klammern (z.B. [LEV.SUB4711]) beibehalten werden.

Klick auf „Annehmen" bzw. „Ablehnen" in der Email
Zusage in der Jobpage

Bestätigung durch den Planer selbst

Häufig ist es so, dass der Dienstleister nach Erhalt einer Anfrage direkt Kontakt mit dem Planer aufnimmt. Über das Aufgabenfenster hat der Planer jederzeit die Möglichkeit entsprechende Statuswechsel herbeizuführen (siehe Kapitel „Der Sub-Tab im Taskfenster").

Antwortet der Dienstleister innerhalb des Zeitfensters mit „JA" bei SMS bzw. Email wird die Aufgabe fixiert. Sowohl Planer als auch Dienstleister bekommen eine positive Rückmeldung.
Antwortet der Dienstleister mit „NEIN" so bekommen sowohl Planer als auch Dienstleister selbst eine Rückmeldung. Des Weiteren geht die Aufgabe in den Status „NEW" über. D.h. die Aufgabe ist keinem Dienstleister mehr zugeordnet.
Eine Absagebestätigung hat folgende Form:

Die dritte Möglichkeit ist das verstreichen des Antwortzeitfensters - der Dienstleister hat nicht geantwortet. Hierbei geht die Aufgabe in den Zustand „ASSIGNMENT_EXPIRED" über. Auch hier bekommen sowohl Planer als auch Dienstleister eine Rückmeldung. Der Planer hat nun drei Möglichkeiten:

Dienstleister dennoch fixieren
Erneut versuchen
Anderen Dienstleister zuweisen

Der Planer kann die jeweiligen Statuswechsel über den Sub-Tab im Aufgabenfenster durchführen.

Der beschriebene Ablauf ist auch in folgender Graphik ersichtlich.

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