Das Vergabeprozessfenster

1. Schritt – Allgemeine Einstellungen

In diesem Vergabeschritt ist zunächst das Zeitfenster auswählbar. Standardmäßig wird das Zeitfenster mit den Anfangs- und Enddatum belegt, welches bereits beim Anlegen der Aufgabe gewählt wurde.

Beachten Sie, dass nach erfolgreichem Abschluss des Vergabeprozessfensters automatisch Kalendereinträge mit jeweils 8h für diesen Zeitraum erstellt werden.

Als nächstes steht der gewünschte Dienstleister zur Auswahl. In unserem Fall wollen wir die „Fliesen GmbH" für diesen Auftrag kontaktieren.

Bei der Auswahl des Vergabeverfahrens gibt es zwei Möglichkeiten:

• Dienstleister fixiert!

Bei Auswahl dieser Einstellung wollen Sie levatis.Sub nicht oder nur teilweise einsetzen. Hier wird der Dienstleister fix verplant und es wird kein Vergabeverfahren gestartet.
Ein Beispiel bei dem diese Option gewählt werden sollte:
Angenommen Sie haben bereits mit der Fliesen GmbH Kontakt aufgenommen und ein Termin wurde vereinbart. Es ist daher nicht mehr nötig das Vergabeverfahren zu starten.

• Automatisierter Vergabeprozess (Standardkonfiguration)

Bei dieser Einstellung wird nach Abschluss des Vergabeprozessfensters das levatis.Sub-Vergabeverfahren gestartet (weitere Informationen siehe Abschnitt „Vergabeprozess").
Zusätzlich können Sie noch optional einen Kommentar zur Vergabe der Aufgabe verfassen. Dieser ist für den Dienstleister nicht ersichtlich und soll Ihnen als Platz für Notizen dienen.

1. Schritt - Kommunikationseinstellungen

Das Feld „Entscheidung bis" definiert das letztmögliche Antwortdatum für den Dienstleister. In der Abbildung oben hat Alexander Maier bis zum 10. Dezember 2011 um 19:00 Zeit, um den Auftrag anzunehmen bzw. abzulehnen. Dieses Feld ist nur bei der Option „Automatisierter Vergabeprozess" (siehe 1. Schritt- Allgemeine Einstellungen) definierbar.
In diesem Schritt können Sie auch die Auswahl treffen, welche Kommunikationswege zur Interaktion mit dem Dienstleister verwendet werden sollen. Standardmäßig sind die Daten vorausgewählt, welche im Administrationsmenü (unter Ressourcen) beim Dienstleister hinterlegt sind.

1. Schritt - Informationsvermittlungseinstellungen

In diesem Schritt wird definiert, welche Informationen zur Aufgabe an den Dienstleister übermittelt werden sollen. Die ausgewählten Dateien unter „Freigegebene Dokumente" werden dem Dienstleister bei Auswahl mitübermittelt und stehen auf der Jobpage zum Download zur Verfügung.
Über „Projektadresse" und „Kundeninformation" lässt sich definieren ob schon bei der ersten Anfrage an den Dienstleister die Projektadresse und die Kundendaten übermittelt werden sollen. Häufig ist es so, dass diese Daten erst dann bekannt gegeben werden, sobald der Dienstleister für den Auftrag zugesagt hat.
Über „Aufgabentitel" und „Aufgabentext" kann die Beschreibung der Aufgabe angepasst werden. Standardmäßig werden hier die Inhalte aus der Aufgabe übernommen.

1. Schritt - Automatisierte Vergabe (Optional)

Nur wenn Sie im Schritt „Allgemein" die Option „Automatisierter Vergabeprozess" gewählt haben kommen Sie zu diesem Punkt.
Hier gibt es eine abschließende Zusammenfassung zum Anfragetext, mit dem das levatis.Sub-System den Dienstleister kontaktiert.
Hier haben Sie die Möglichkeit den Text der in Form einer Email bzw. eines SMS verschickt werden soll noch zu verändern. In obiger Abbildung wurden die vom System vorgeschlagenen Texte belassen.
Unter Aufgabenseite finden Sie einen Link zur Jobpage.

Über „Speichern & Vergabe starten" werden die Änderungen gespeichert und der Vergabeprozess gestartet.
Der Dienstleister bekommt danach in diesem Beispiel eine Email und eine SMS zugesendet. Die Email enthält auch den Link zur Jobpage. Folgend ein Ausschnitt aus der erzeugten Jobpage:

Auf diesem Portal werden Informationen zur Aufgabe gezeigt. Auch über die Buttons der Jobpage hat der Dienstleister die Möglichkeit einen Auftrag anzunehmen bzw. abzulehnen.
Auch gibt es über diese Seite für den Dienstleister die Möglichkeit Dokumente, die zuvor vom Planer freigegeben wurden, herunterzuladen.