Kunden lassen sich in levatis mit Hilfe der Suchmaske nach den wichtigsten Kriterien suchen, sowie im Kundendetailfenster bearbeiten. Die Eingabemöglichkeiten sind vergleichbar mit modernen Kundenmanagementsystemen, die Kontaktdaten sind bei levatis sogar beliebig erweiterbar.

Kunden suchen

Über die Suchmaske können Kunden nach den Kriterien Name, PLZ, Ort und Kundennummer gesucht werden. Auch die Suche nach mehreren Kriterien ist möglich; in diesem Fall ergänzen sich die Kriterien und das Sucherergebnis wird dementsprechend kleiner.

Kunden neu anlegen

Durch Aktivierung des Buttons neuer Kunde öffnet sich das leere Detailfenster des Kunden. Hier werden nun alle relevanten Daten zum Kunden eingegeben und gespeichert. Mit der Tabulator-Taste lässt sich bequem in das nächste Fenster springen.

Für österreichische Adressen gibt es eine Eingabeunterstützung. Nachdem die Postleitzahl eingegeben wurde, reicht ein weiterer Buchstabe im Feld Ort und alle möglichen Ortschaften mit dieser Postleitzahl werden angezeigt. Dasselbe gilt für die Straße.

Alle roten Felder sind Pflichtfelder und dürfen nicht leer gelassen werden.

Folgende Felder müssen bei der Neuanlage eines Kunden eingegeben werden:

Nachname bzw. Firmenname
Land (zweistellige ISO-Norm – ist standardmäßig das Land des eigenen Betriebes)
PLZ
Ort
Straße

weitere optionale Felder:

Anrede
Vorname bzw. Zusatz
Kundennummer
Kommentar
Hausnummer

Kundennummer

levatis generiert zu jedem Kunden eine eindeutige Nummer [Format-Beispiel: 123456]. Das Feld Kunden-Nr. dient der eindeutigen Nummerierung des Kundens. Ziffern und Buchstaben sind erlaubte Zeichen. Falls Ihre Kunden bereits mit Nummern versehen sind, beispielsweise aus einem Warenwirtschaftssystem, tragen Sie diese Nummer in dem Feld ein. levatis zeigt darüber hinaus eine Fehlermeldung beim Versuch einen Kunden mit einer bereits vergebenen Nummer zu speichern und gewährleistet damit Eindeutigkeit. Wenn Sie das Feld Kundennummer leer belassen wird die generierte Kundennummer angezeigt. Diese Kennung kann jederzeit überschrieben werden, bleibt doch im Hintergrund erhalten.

Kontaktdaten hinzufügen

Es können beliebig viele Kontaktdaten hinzugefügt werden. Wird Kontaktdaten hinzufügen angeklickt, so öffnet sich ein neues Element, in dem jeweils vier Datenfelder versorgt werden können. Das Medium kann Telefon, Mobil, Email oder Fax sein. Wird bei Email die Auswahlmöglichkeit Zustellung gewählt, erhalten die Kunden nach erfolgter Bestätigung im Wochenkalender ein E-Mail mit der Information, wann der Auftrag erledigt wird. Im Feld Eintrag erfolgt die Eintragung der Telefonnummer, Emailadresse, etc., zuletzt kann der Eintrag mit einem Kommentar optional ergänzt werden.
Eine Kontaktdatenzeile kann jederzeit durch Klicken auf das rote Symbol rechts daneben gelöscht werden. Es erfolgt immer eine Sicherheitsabfrage.

SMS und Email an den Kunden

Möchte man dem Kunden eine Email oder eine SMS senden, so funktioniert dies ganz einfach durch Klick auf des entsprechende Symbol rechts neben der Email-Adresse bzw. der Mobiltelefonnummer. Es öffnet sich beim E-Mail-Symbol ein entsprechendes Fenster aus Ihrem Mail-Client-Programm (z.B. Microsoft Outlook, Lotus Notes, Thunderbird, Mail, etc).
Beim SMS-Symbol öffnet sich ein kleines Fenster, mit dem Sie Text-Nachrichten an Ihre Kunden senden können. Sie können eine beliebige Zeichenfolge eingeben.

Kunden direkt anrufen

Da levatis ein webbasiertes Service ist, gibt es die Möglichkeit, dass der Browser Telefonnummern als solche identifiziert und darüber das Telefonat direkt ermöglicht. Gerne helfen wir Ihnen ein passendes Programm zu finden um damit ausgehende Telefonate zu steuern.

Aufgaben und Objekte zum Kunden anlegen

Zu jedem Kunden können beliebig viele Aufgaben und Objekte angelegt werden. Diese sind im Kundendetailfenster unter dem Reiter Aufgaben bzw. Objekte zu finden. Durch das Anklicken des Buttons neue Aufgabe bzw. neues Objekt wird ein solches angelegt. Die Liste zeigt alle Aufgaben bzw. Objekte, die zu dem aktuellen Kunden angehören. Die erste Zeile (Bezeichnung oder Adresse) ist ein Link, über den man direkt zum gewünschten Projekt gelangen kann.