Organisatorische Beschreibung

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Mar 20, 2018

Es gibt verschiedene Möglichkeiten den levatis MobileClient zu nutzen. In der einfachsten Variante werden die Auftragsdaten auf das Telefon gesendet (eingeplant), der Mitarbeiter fährt den Auftragsort an, macht im Bedarfsfall Bilder, und fährt im Anschluss den nächsten Auftragsort an. Die Zeiten werden in diesem Fall NICHT gebucht.
Levatis MobileClient bietet aber die Möglichkeit auch Arbeits- und Fahrzeiten zu buchen, ins levatis System zu übertragen und für die Lohnverrechnung und Auftragsfakturierung weiterzuverarbeiten.
Wir beschreiben hier den levatis „Standard Workflow 1". Andere Abläufe sind möglich, müssen aber nach vorheriger Spezifikation speziell angepasst werden.

Erfassbare Zeiten

Tagesarbeitszeit

Damit ist jene Zeit gemeint, die der Mitarbeiter an diesem Tag insgesamt arbeitet. In der Früh meldet er sich am MobileClient mit der Aktion „Arbeitstag beginnen" an. Am Abend, wenn er seinen Arbeitstag beendet, führt er die Aktion „Arbeitstag beenden" durch.
In einem Zeitauswertungsbericht kann diese Tagesarbeitszeit mit der Soll-Arbeitszeit verglichen und ein entsprechender Saldo für Über- oder Minusstunden ausgegeben werden.

Allgemeine Fahrzeit (Sonderfahrt)

Darunter verstehen wir eine Fahrt, die keiner Aufgabe/Termin zugeordnet ist. Diese Fahrt wird nur dem Mitarbeiter als Aktivität zugeordnet.

Fahrt zum Termin

Für jede verplante Aufgabe kann eine dazugehörige Fahrt gebucht werden. Diese Fahrt kann VOR dem Beginn der Aufgaben und NACH dem Beenden der Aufgabe gebucht werden.
Diese Fahrt wird sowohl dem Mitarbeiter als Aktivität, als auch dem Termin/Aufgabe als erbrachte Leistung zugeordnet, die in weiterer Folge fakturiert werden kann.

Arbeitszeit zum Termin

Die Arbeitszeit wird sowohl dem Mitarbeiter als Aktivität, als auch dem Termin/Aufgabe als erbrachte Leistung zugeordnet, die in weiterer Folge fakturiert werden kann.
Angezeigt wird diese Zeit beim Termin im Wochenkalender, im Menü „Mobile Client" im Kontextmenü (rechte Maustaste), in der Transaktionsliste im Administrationsbereich, im „Wochenplan" in der Detailansicht des Aufgabenfensters und in Berichten.

Pausenzeit zum Termin

Bei jedem Termin kann eine, oder mehrere Pausen gebucht werden. Ist ein Mitarbeiter auf Pause, so kann keine andere Aktivität gestartet werden, es muss zuerst die Pause beendet werden.

Unterbrechungszeit zum Termin

Unterbrechungen werden benötigt um eine andere Aktivität zu starten, während die aktuelle Aufgabe danach wieder fortgeführt werden soll.

Wo werden die Zeiten angezeigt?

Die „Tagesarbeitszeit" und „Allgemeine Fahrzeit" ist in der Transaktionsliste im Administrationsbereich ersichtlich und kann selbstverständlich über Berichte oder Schnittstellen ausgewertet bzw. übergeben werden.
Die „Fahrt zum Termin" und die „Arbeitszeit" werden ebenfalls in der Transaktionsliste im Administrationsbereich und zusätzlich im Menü „Mobile Client" im Kontextmenü (rechte Maustaste) der Wochenkalendereinträge, angezeigt.
Diese Zeiten werden auch beim Termin im Wochenkalender als „F" (Fahrzeit) und als „A" (Arbeitszeit) angezeigt, im Wochenplanfenster werden die Fahrzeiten als „Gesamte Fahrzeiten" und die Arbeitszeit als „Brutto Arbeitszeit" angezeigt.
In der Spalte „Stunden" wird die bereinigte „Netto Arbeitszeit" (ohne Pausen und Unterbrechungen) angezeigt. Auf Wunsch kann hier auch die Summe der Fahr- und Arbeitszeit angezeigt werden.
Pausen werden sowohl am MobileClient als „P" dargestellt, wie auch im WebClient als „P" in Stunden und Minuten angezeigt. Bei mehreren Pausen werden die einzelnen Zeiten zusammen gezählt und die Summen angezeigt. Im Wochenplanfenster werden die Pausen als „gesamte Pausenzeit" in Dezimalanzeige der Stunden dargestellt.
Unterbrechungen werden sowohl am MobileClient als „U" dargestellt, wie auch im WebClient als „U" in Stunden und Minuten angezeigt. Bei mehreren Unterbrechungen werden die einzelnen Zeiten zusammen gezählt und die Summen angezeigt. Im Wochenplanfenster werden die Unterbrechungen als „ges. Unterbrechungen" in Dezimalanzeige der Stunden dargestellt.

Levatis Standard-Workflow

Folgende Buchungsmethoden und Abläufe werden mit dem levatis MobileClient3 angeboten.

Arbeitstag beginnen – beenden

Mit dieser Aktion beginnt der Mitarbeiter seinen Arbeitstag und beendet diesen am Abend, wenn er fertig ist. Diese „Tagesarbeitszeit" kann für einen Wochenbericht und weiterführend für die Lohnverrechnung verwendet werden.

Fahrzeit zum Termin und Termin buchen

Der Mitarbeiter startet die Fahrt wenn er los fährt. Am Auftragsort beginnt er die Aufgabe, das Beginnen der Aufgabe beendet automatisch die Fahrt.

Weiteren Termin buchen

Es wird die nächste Aufgabe in die sogenannte „Statusbox" geladen, die Fahrt kann gestartet werden. Es könnte aber auch alternativ dazu die Aufgabe sofort gestartet und KEINE Fahrt gebucht werden.

Pausen

Werden während einer gestarteten Aufgabe gebucht, während einer Pause kann KEINE andere Aktivität gestartet werden.

Mittagspause

Wird auf Wunsch automatisch im dazugehörigen Bericht abgezogen, oder während einer gestarteten Aufgabe gebucht.

Unterbrechungen

Werden während einer gestarteten Aufgabe gebucht, wenn diese nach Erledigung einer anderen Aufgabe (Notfall), wieder fortgesetzt werden soll.

Zeiten korrigieren

Die Beginn- und Endzeiten dürfen vom User geändert werden. Allerdings kann die Zeit NICHT in die Zukunft vorgestellt werden. Das wird in dieser Version verhindert.
Nach hinten können die Zeiten nur soweit korrigiert werden, solange keine bestehende Zeitbuchung „überlappt" wird. Das wird in dieser Version verhindert.

Überschneidend Buchen

Wird mit dieser Version NICHT zugelassen.

Vorschlag für Buchungsvariante „Servicetechniker"

  • Servicetechniker fährt von zu Hause zum Termin: (Anfahrt wird als Arbeitszeit betrachtet)

-> „Arbeitstag beginnen" wird zu Hause gebucht;
+ „Fahrt beginnen" zum ersten Termin gestartet -> am Auftragsort: „Aufgabe starten"

  • Servicetechniker fährt von zu Hause in die Firma: (Anfahrt wird als Privatfahrt betrachtet)

-> „Arbeitstag beginnen" wird in der Firma gebucht;
+ „Fahrt beginnen" zum ersten Termin wird gestartet -> am Auftragsort: „Aufgabe starten" / ODER
In Firma „Rüstzeit" buchen (= „Aufgabe beginnen") ->dazugehörige „Fahrt beginnen"
-> am Auftragsort: die selbe Aufgabe (wieder) beginnen"

  • Servicetechniker bucht Fahrten von Termin zu Termin;
  • Servicetechniker bucht Rückfahrt vom (letzten)Termin in die Firma:

-> „Fahrt beenden" bei Ankunft in Firma;
+ „Arbeitstag beenden" in der Firma (anschließende Heimfahrt ist als „Privatfahrt" anzusehen)

  • Servicemitarbeiter fährt vom letzten Termin nach Hause:

-> „Fahrt beenden" bei Ankunft zu Hause;
+ „Arbeitstag beenden" zu Hause (Heimfahrt wird als Arbeitszeit betrachtet)

  • Mittagspause

Diese wird pro Tag automatisch, im Ausmaß von 30 Minuten, im Zeitauswertungsbericht abgezogen.

  • Andere Pausen

Können bei gestarteten Terminen gebucht werden. Diese Pausen werden als Pausenzeiten im Wochenkalender angezeigt.

  • Aufgabe unterbrechen

Diese Variante wird benötigt, wenn eine bereits begonnene Aufgabe wegen einer anderen Aufgabe (Notfall) unterbrochen wird, und nach Erledigung des Notfalls wieder fortgesetzt werden soll.

Vorschlag für Buchungsvariante „MontageMitarbeiter"

  • Montagemitarbeiter fährt von zu Hause auf die Baustelle: (Anfahrt wird als Privatfahrt betrachtet)

„Arbeitstag beginnen" + „Aufgabe beginnen" wird auf der Baustelle gebucht

  • Montagemitarbeiter fährt von zu Hause in die Firma: (Anfahrt wird als Privatfahrt betrachtet)

„Arbeitstag beginnen" wird in der Firma gebucht;
+ „Fahrt beginnen" zur Baustelle wird gestartet -> am Auftragsort: „Aufgabe starten" / ODER
In Firma „Rüstzeit" buchen (= „Aufgabe beginnen") >dazugehörige „Fahrt beginnen" -> am Auftragsort: die selbe „Aufgabe (wieder) beginnen"

  • Montagemitarbeiter bucht Rückfahrt von Baustelle in die Firma:

-> „Fahrt beenden" bei Ankunft in Firma;
+ „Arbeitstag beenden" in der Firma (anschließende Heimfahrt ist als „Privatfahrt" anzusehen)

  • Montagemitarbeiter fährt von Baustelle nach Hause:

Wird in den meisten Fällen als Privatfahrt betrachtet werden, Ausnahmen oder andere Regelungen sind möglich.

  • Mittagspause

Diese wird pro Tag automatisch, im Ausmaß von 30 Minuten, im Zeitauswertungsbericht abgezogen.

  • Andere Pausen

Können bei gestarteten Terminen gebucht werden. Diese Pausen werden als Pausenzeiten im Wochenkalender angezeigt.

  • Aufgabe unterbrechen

Diese Variante wird benötigt, wenn eine bereits begonnene Aufgabe wegen einer anderen Aufgabe (Notfall) unterbrochen wird, und nach Erledigung des Notfalls wieder fortgesetzt werden soll.

Datenverbrauch am MobileClient

Der Datenverbrauch ergibt sich unter anderem durch folgende Parameter:

  • Anzahl der erstellten Bilder
  • Anzahl Mitarbeiter die pro Gerät gebucht werden
  • eingestellter Synchronisierungszeitraum
    Grundsätzlich kann mit einem Datenvolumen ab 100 MB / Monat gerechnet werden. Speziell bei Materialbuchungen können aber auch sehr große Datenmengen anfallen.

    Workflow1 „StandardWorkflow""

    Arbeitstag beginnen
    Allgemeine Fahrt* beginnen & beenden1. Fahrt beginnen
    *Allgemeine Fahrt: Diese Fahrten sind keiner Aufgabe zugeordnet und können beliebig oft gebucht werden
    1. Aufgabe beginnen (= 1. Fahrt beenden)



Pause beenden
arbeitet
Pause beginnen1. Aufgabe
unterbrechen
1. Aufgabe
fortsetzen
1. Aufgabe beenden
Arbeitstag beenden1. (Rück)Fahrt beginnen & beenden
andere Aufgabe durchführen
(Fahrt & Arbeit; inkl. Pausen und Unterbrechungen)

2. Fahrt beginnen
2. Aufgabe beginnen
(= 2. Fahrt beenden, wenn diese gestartet wurde)



arbeitet2. Aufgabe
fortsetzenPause beenden2. Aufgabe
unterbrechenPause beginnen
Arbeitstag beenden3. Fahrt beginnen2. (Rück)Fahrt beginnen & beendenandere Aufgabe durchführen
(Fahrt & Arbeit; inkl. Pausen und Unterbrechungen)
2. Aufgabe beenden

Workflow2 „simpleWorkflow" (174)

„Arbeitstag beginnen" und Arbeitstag beenden" wird NICHT verwendet.
Es werden KEINE Fahrten gebucht.
Termine müssen gestartet und beendet werden.
Die Zeiten könnten zurück korrigiert werden, können allerdings NICHT mit bereits beendeten Terminen „überlappen".
Die Zeiten können NICHT nach vorne korrigiert werde

1. Aufgabe beginnen

Pause beenden
arbeitet
Pause beginnen1. Aufgabe
unterbrechen
1. Aufgabe
fortsetzen
1. Aufgabe beenden
2. Aufgabe beginnenandere Aufgabe durchführen
(Arbeit; inkl. Pausen und Unterbrechungen)


2. Aufgabe
fortsetzenPause beenden2. Aufgabe
unterbrechenPause beginnen
arbeitetandere Aufgabe durchführen
(Arbeit; inkl. Pausen und Unterbrechungen)
2. Aufgabe beenden

Workflow3 „direktBeendenWorkflow" (106)

„Arbeitstag beginnen" und „Arbeitstag beenden" wird NICHT verwendet.
Es werden KEINE Fahrten gebucht.
Termine können jederzeit beendet werden OHNE dass diese begonnen wurden.
Die Zeiten könnten zurück korrigiert werden, je nach Konfiguration kann das auch mit bereits beendeten Terminen „überlappen".
Die Zeiten können auch nach vorne korrigiert werden, die Dauer eines Termins kann frei vergeben werden.
1. Aufgabe beenden
2. Aufgabe beenden
n. Aufgabe beenden

Workflow4 „ohne Tag&Fahrzeit" (Sonderanpassung 1 – 232)

mobile.settings: „File v230 in Betrieb mit 27.10.2015"
statemachine.settings: nicht erforderlich

  • „Arbeitstag beginnen" und „Arbeitstag beenden" wird NICHT verwendet.
  • Fahrten werden NICHT gebucht.
  • Termin beginnen und beenden wird verwendet.
  • Korrektur der Zeit ist aktiviert
  • Überschneidungen sind möglich
  • Anzeigezeitraum am MobileClient:

7 Tage in den Vergangenheit
14 Tage in die Zukunft

  • Materialbuchungen sind aktiviert
  • Lohnbuchungen sind aktiviert

Workflow5: „mit Mat&Lohn" - (Sonderanpassung 2 – 215)

mobile.settings: Nr. 215
statemachine.settings: nicht erforderlich

Workflow6: „mit LB+Nächtigung" - (Sonderanpassung 3 – 233)

mobile.settings: Nr. 233
statemachine.settings: nicht erforderlich