Termin-Abstimmungs-Emails (TECR)

Mithilfe von levatis können Termin-Emails an Kunden verschickt werden um die Terminabstimmung deutlich zu vereinfachen.

Kunden können direkt aus Links in der Email zu- oder absagen; dabei werden die Termine im Kalender automatisch mit den Informationen versehen, fixiert oder - bei Absage - aus dem Kalender geschoben.

Terminanfrage Starten

Dazu einfach im Termin-Detailfenster im 3Punkte-Menü auf Terminanfrage Email klicken

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Terminanfrage parametrisieren und versenden

Im nächsten Schritt können Sie ggf. mehrere Termin zu der Anfrage hinzufügen oder entfernen; unser System schlägt Ihnen automatisch weiter Termine zur selben Aufgabe aus der Woche vor sodass hier nur eine Anfrage für alle betroffenen Tage durchgeführt wird. Falls es nur einen Termin zu der Aufgabe gibt, dann überspringen wir diesen Schritt automatisch.

Open

Geben Sie im nächsten Schritt Email-Adressen ein und parametrisieren Sie den Prozess. Sie können wählen ob der Kunde die Email als reine Information erhalten soll (=Termin ablehnen NICHT erlauben).

Im Anschluss können Sie die Email, die an den Kunden verschickt wird, selbst noch anpassen. Bspw. eine persönliche Information einfügen:

Durch den Klick auf Senden wird die Email für den Versand vorbereitet; mit dem eigentlichen Versenden warten wir noch 10 Minuten: so geben wir Ihnen noch genug Zeit falls ein Versehen passiert ist und Sie doch keine Terminfindungs-Email versenden wollen. Sollte der Termin innerhalb der 10 Minuten entfernt werden, dann wird keine Email an den Kunden versandt.

Sollte der Termin später verändert werden - nachdem wir die Email bereits an den Kunden verschickt haben - dann erhält der Kunde eine Update-Email mit den neuen Daten bzw. einer Terminabsage.

Den Status können Sie jederzeit erkennen indem Sie mit der Maus über die Lasche in der rechten oberen Termin-Ecke fahren:

Kunde erhält Email

Der Kunde erhält die Email so wie Sie die Email im Dialog gesehen haben. In der Email sind zwei Links (falls auch das Ablehnen erlaubt wurde - sonst nur einer) enthalten. Wenn der Kunde auf einen der Link annehmen oder ablehnen klickt öffnet sich ein bequemer Dialog in dem der Kunde alle wesentlichen Daten zum Termin noch einmal zusammengefasst vorfindet:

Annehmen:

Ablehnen:

Im Wochenkalender

Zusage

Sobald der Kunden einen Termin den Termin annimmt ändert sich der Status (erkennbar am kleinen Haken in der Sprechblase bzw. wenn man mit der Maus über die Lasche zieht) und die Details zur Terminannahme werden im Kommentar vermerkt.

Ablehnung

Für den Fall dass der Kunden den Termin ablehnt wird der Termin aus dem Wochenkalender in die Ablage “Abgelehnte Termine” verschoben. Hinweis: Wenn es diese Ablage noch nicht gibt wird sie mit dem ersten abgelehnten Termin automatisch erzeugt. Falls Sie mehrere Ablagen - bspw. für verschiedene Abteilungen - benötigen wenden Sie sich bitte an support@levatis.com. Der Support kann abhängig von Benutzer + Abteilung automatische Ablagen hinterlegen.