Wartungen
- Laura Leherbauer (Unlicensed)
- Eduard Rameder
Mit dieser Funktion erleichtern wir Ihnen den Umgang mit Wartungen bzw. wiederkehrenden Terminen. Wie Sie diese Funktion einrichten können und sie in der Praxis aussieht, können Sie hier nachlesen.
Inhalt:
Wie richtet man die automatisierte Wartungsfunktion ein?
Basisdaten angeben
Zuerst müssen alle Daten, die Sie über die bevorstehende Wartung wissen, in levatis eintragen. Gehen Sie dafür auf das gewünschte Objekt → Wartungen → Neue Wartung.
Parameter | Beschreibung |
|---|---|
Zyklus und Beschreibung | |
Wartungsvertragsnummer |
|
Bezeichnung | z.B. Wartung |
Zeitspanne | Definieren Sie den Intervall und den relativen Abstand. Bei der Auswahl fix wird der Intervall abhängig von der letzten manuell erstellten Wartung festgelegt. Bei den relativen Abständen ist der Zeitpunkt der nächsten Wartung abhängig von dem tatsächlichen Durchführungsdatum der letzten Wartung. Der relative Abstand in Wochen gibt an, in welchem Zeitraum Plus/Minus der Wartungstermin durchgeführt werden soll. Bei der Auswahl von 2, wären das z. B. das ideale Datum +/- 2 Wochen. |
Letzte Wartung | Wird für die Berechnung des nächsten Wartungstermins herangezogen. |
Ende Wartungsvertrag | Falls der Wartungsvertrag befristet ist, können Sie hier das Enddatum eingeben. |
Beschreibung |
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Aufgabendetails (Diese Details werden an jede automatisch erzeugte Wartungsaufgabe weitergegeben) | |
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Anlagen definieren
Wenn Sie nun zu den Anlagen des Objektes gehen, dann können Sie oben rechts “Neue Anlage” auswählen. Dann bekommen Sie verschiedene Kategorien vorgeschlagen (diese können Sie über den Support aktivieren lassen). Füllen Sie dann folgende Felder aus:
Tags auf Anlagen-Attributen
Um Fragen später leichter zu finden, filtern und den entsprechenden Anlagen zuordnen zu können erlaubt levatis Anlagen-Attribute als Tags zu definieren. Das bedeutet, dass ein beliebiges Attribut (z.B. hier die Herstellernummer) als Tag-Attribut definiert wird. Der Wert zu diesem Attribut wird dann allen Fragen zu dieser Anlage zugeordnet. Gibt der Techniker dann vor Ort 2282 ein (weil diese Zahl auf der Anlage vermerkt ist), dann erhält er sofort alle zugehörigen Fragen auf 2282 gefiltert.
Bitte informieren Sie unseren Support (support@levatis.com) welche Attribute automatisch solche Tags erzeugen sollen; wir hinterlegen diese Einstellung für Sie.
Prüfliste festlegen
Neue Prüfliste - für alle Wartungen verfügbar
Um eine neue Prüfliste anzulegen welche bei allen Objekten bei der Auswahl, zur Verfügung steht, müssen Sie unter Objekte auf LEVATIS_REGIE bzw. INTERNES PROJEKT → Prüflisten gehen. Hier bekommen Sie einen Überblick über die bereits vorhandenen Prüflisten bzw. können Sie oben rechts unter “Neue Prüfliste” auswählen.
Vergeben Sie einen Namen (Pflichtfeld), eine Beschreibung, Tags und eine Aufgabennummer.
Klicken Sie auf Erstellen.
Wenn Sie nun erneut auf die Prüfliste klicken, dann sehen Sie, dass nicht mehr nur die Basisdaten, sondern auch Kategorien und Fragen angezeigt werden. Damit kann hinterlegt werden, welche Fragen die Mitarbeiter abarbeiten sollen.
Kategorien: Welche Themenbereiche werden behandelt?
Die Kategorien können im Nachhinein noch verschoben und richtig angeordnet werden. Die Reihenfolge, die hier definiert wird, wird auch bei der Anzeige am MobileClient verwendet. Der einfache Pfeil lässt die Kategorien je um einen Platz nach oben oder unter verschieben. Die doppelten Pfeile stellen die Frage entweder an den Beginn oder das Ende der Liste.
Fragen: Welche Fragen sollen in den jeweiligen Kategorien beantwortet werden?
Weisen Sie jeder Frage eine von den zuvor festgelegten Prüflistenkategorien zu und wählen Sie au,s in welchem Format die Antwort gegeben werden soll.
Typ | Beschreibung | Beispielfrage |
|---|---|---|
checkbox | Auswählen ob etwas zutrifft oder nicht | Wurde der letzte Service pünktlich durchgeführt? |
combo | Geben Sie verschiedene Antwortmöglichkeiten an und wählen Sie eine aus (Single Choice) | Ist Norm XY1, XY2 oder XY3 anwendbar? |
datefield | Datum auswählen | Wann wurde die Wärmepumpe gekauft? |
numberfield | Angabe von Zahlenwerten | Wie hoch war der Wert XY? |
textarea | Mehrzeiliges Textfeld | Welche Aufgaben wurden durchgeführt? |
textfield | Einzeiliges Textfeld | Von wem wurde die letzte Wartung durchgeführt? |
timefield | Zeit auswählen | Um welche Uhrzeit wurde die Wartung durchgeführt? |
Neue Prüfliste - für bestimmte Objekte/Wartungen verfügbar
Wenn eine Prüfliste nur bei einem bestimmten Objekt angezeigt werden soll, dann muss die Prüfliste direkt bei dem Objekt unter Prüflisten → Neue Prüfliste erstellt werden. Ob eine Prüfliste für alle Objekte oder nur für diese Wartung verfügbar ist, erkennen Sie an der Unterteilung der Auswahl mit globalen und lokalen Prüflisten. Wenn Sie eine globale Prüfliste bei einem Objekt verändern, dann wird diese bei dem Objekt lokal abgespeichert.
Sonstiges
Um nicht immer bei jedem Objekt einzeln nachschauen zu müssen, finden Sie unter Mehr → Wartungen eine Übersicht über Ihre Wartungen. Wenn Sie eine auswählen, dann sehen Sie die Basisdaten, alle dazugehörigen Aufgaben sowie Bilder und Dokumente auf einem Blick zusammengefasst. Die Bilder und Dokumente, welche hier abgelegt sind, werden direkt bei der Wartung angezeigt (z. B. Anleitungen, wichtige Dokumente für die Wartung). Die Bilder und Dokumente, welche bei vergangenen Wartungsaufgaben gespeichert wurden, finden Sie bei dem jeweiligen Objekt.
Bitte wählen Sie unter Wartung: Anlagen diejenigen Anlagen aus, welche mit diesem Wartungsauftrag gewartet werden sollen. Dies ist vor allem bei großen Objekten von Vorteil.
Beispiel: Ein Unternehmen, bei dem Wartungsarbeiten durchgeführt werden sollen, hat 3 Gebäudetrakte. Damit der Mitarbeiter gleich weiß, in welchem Trakt er heute arbeiten muss, werden die Wartungsarbeiten eines Traktes mithilfe dieser Funktion zusammengefügt.
Wenn Sie für die Durchführung der Wartung bestimmte Materialien benötigen, dann können Sie unter Wartung: Autom. Bestellungen diese auswählen. Mit dem Typ “Buchung” wird direkt eine Materialbelastung an Ihr Warenwirtschaftssystem gesendet. Wenn Sie die Option “Freigeben bei Planung” auswählen, dann wird die Buchung erst ausgelöst, wenn der Wartungstermin im Wochenkalender eingeplant wird. Diese Funktion wird meistens bei Artikeln verwendet, die normalerweise auf Lager sind. Bei dem Typ “Bestellanforderung” wird eine Information an das Warenwirtschaftssystem gesendet, dass die definierten Materialien benötigt werden und ggf. bestellt werden, damit diese bei der Wartung zur Verfügung stehen. Hier findet jedoch noch keine Ausgangslagerbelastung statt, sondern erst bei dem Termin direkt.
Um unter Mehr nicht nur Wartungen, sondern auch die Wartungsverträge sehen zu können, müssen Sie dies in den Mandanteneinstellungen aktivieren (Mandanteneinstellungen | enableServiceContractContainers ).
Ergeben sich nachträglich mal Änderungen, dann können Sie diese unter Mehr → Wartung wie gewohnt ändern. Es werden dann alle zukünftigen Termine angepasst, die noch nicht erstellt wurden. Durch die Automatisierung der Wartungen wird der nächste Wartungstermin von levatis bereits erstellt, sobald ein Termin eingeplant wird. Um auch den offenen, noch nicht eingeplanten Termin anzupassen, klicken Sie auf “speichern”, drücken nochmal auf den Wartungsauftrag und dann sehen Sie oben rechts einen Button mit “Änderung auf aktuelle Aufgaben übernehmen”.
Woher kommen Tags und wie kann ich sie effizient verwenden
Tags bedeutet nichts als eine Markierung auf einer Frage. Diese Markierungen können:
direkt bei der Definition der Wartungsfrage angegeben werden. Bsp.: “Dringend”, “Optional”, …
In Form von Varianten hinzugefügt werden; d.h. das selbe Wartungsbuch wird mehrfach zugeordnet - jeweils mit einem Varianten-Vermerk. Bsp. “Motor-Steuerung 1”, “Motor-Steuerung 2” - zu einer Anlage müssen die Fragen zwei mal beantwortet werden.
Sich aus den Anlagen-Daten ergeben - siehe dazu Wartungen | Tags auf Anlagen Attributen
Verwendung am MobileClient
Wenn Sie einen Wartungstermin im Wochenkalender einplanen, dann sieht ihn der Mitarbeiter wie gewohnt in der Terminübersicht am MobileClient. Um zu dem Wartungsbuch zu gelangen, muss in der Aufgabe rechts oben Auswählen → Wartungsbuch oder Wartungsbuch zuweisen gewählt werden.
Wenn Sie der Aufgabe bereits eine Prüfliste hinzugefügt haben, dann können Sie direkt auf “Wartungsbuch” klicken. Falls das noch nicht passiert ist, kann unter Wartungsbuch zuweisen (Prüfliste) einfach eines ausgewählt werden, und dann finden Sie diese ebenfalls unter Wartungsbuch.
Das Wartungsbuch bzw. das Bearbeiten der Fragen sieht folgendermaßen aus:
Wartungsbericht
Zum Schluss kann noch ein Wartungsbericht erstellt werden. Klicken Sie hierfür auf den Pfeil rechts oben, um das Auswahlmenü zu öffnen, und wählen Sie Bericht erstellen aus. Dann kommen Sie zu dem Abschlussdialog, wo der Kunde sowie Ihr Mitarbeiter noch den Namen angeben können sowie unterschreiben. Danach kann der Bericht per E-Mail versendet werden.