Wenn für bestimmte Lohnarten (z.B. Urlaub, Zeitausgleich, Überstunden usw.) Salden mitgeführt werden sollen, müssen die Konten mit den bestehenden Werten befüllt werden. Je nachdem ob mit levatis eine Testphase durchgeführt wurde, kann es sein, dass die Konten schon mit bestimmten Werten befüllt sind. Die Kontostände sie je nach Einstellungen über Berichte abzurufen. Möglich Option hierzu wären der Bericht “Mitarbeiter-Übersicht” oder der Bericht “Lohnverrechnung-bis”. Prinzipiell muss zwischen normalen Stunden- Konten wie z.B. Zeitausgleich und Urlaub unterschieden werden. Seeziel beim Urlaub gibt es weiterführende Logik wie z.B. die automatische Jahres- Urlaubsaufbuchung zu einem Stichtag.
Um die Korrektur bzw. initiale Buchung vorzunehmen, muss zu levatis 3 gewechselt werden. In levatis 4 werden diese Funktionalitäten in kürze implementiert. Unter dem Reiter Lohnbuchungen können dann die Korrekturbuchungen erstellt werden. Empfohlen wird die Korrekturbuchungen an den Tag vor dem offiziellen Beginn mit levatis zu setzen. Sprich Beginnt man die Lohnbuchungen offiziell am 01.04. dann sollten die Korrekturbuchungen für den 31.03. erstellt werden.
Achtung: Bei der Initialisierung der Konten muss auf bestehende Kontostände geachtet werden. Sprich ist der aktuell Stand vom Zeitausgleich zum 31.03. minus 16 Stunden und der Mitarbeiter soll am 01.04. mit 40 Stunden Zeitausgleich starten, müssen 56 Stunden gebucht werden. Es können auch negative Werte gebucht werden.
Info: Müssen verhältnissmäßig verhältnismäßig viele Konten und Mitarbeiter initialisiert werden, kann das auch über einen direkten Import z.B. über einen definierte CSV oder EXCEL Datei erfolgen. Wenden sie sich hierzu an ihren levatis Ansprechpartner oder an den levatis Support unter support@levatis.com.
Um die Salden zu korrigieren müssen Sie in levatis 4 zu den Lohnbuchungen und dann zu der Ansicht mit der Saldenliste wechseln. In levatis 3 können unter dem Reiter Lohnbuchungen die Korrekturbuchungen erstellt werden. Um einen guten Überblick über die erstellten Buchungen zu bekommen, empfiehlt es sich die Filter auf das gewünschte Datum und die gewünschten Mitarbeiter zu stellen.
...
Initiale/Korrektur Buchung von Stundenkonten (Zeitausgleich, Überstunden usw.)
Um eine Buchung zu erzeugen, klicken sie auf den Button hinzufügen.
...
Am rechten Bildschirmrand erscheint das Eingabefenster. Folgende Felder sind zu befüllen:
Lohnart: gewünschte Lohnart für welche eine Buchung erzeugt werden soll
Wert: Wert mit dem die Lohnart initialisiert werden soll
Beschreibung: optional und dient als Info bei der Lohnbuchung
Datum Beginn/Ende: Datum an dem die Lohnbuchung erzeugt werden soll (sollte in der Regel gleich sein wie das Datum Beginn)
Datum Beginn/Ende: muss nicht befüllt werden.
Ressource: gewünschter Mitarbeiter für welchen die Lohnbuchung erzeugt werden soll
Wurden alle Eingaben vorgenommen, muss der Vorgang mit speichern abgeschlossen werden. Z.B. mit den Berichten “Mitarbeiter-Übersicht” oder “Lohnverrechnung-bis” können die Kontostände nach den Eingaben überprüft werden.levatis 4:
...
levatis 3:
...